Si te apasionan los eventos y sientes mucha emoción al organizar eventos familiares o de amigos, tal vez te interese hacer de la organización de eventos y fiestas tu profesión, ¿sí? En este artículo vamos a ver qué necesitas para convertirte en Event Planner y vivir de ello. ¡No te lo pierdas!
Ser organizador de eventos en España es un trabajo muy completo, que no requiere la obligación de poseer titulación oficial, pero que formarse en ello hace que se obtengan todos los conocimientos, consejos y trucos para sacar el máximo partido de los recursos disponibles y, por supuesto, ofrecer a tus futuros clientes profesionalidad.
Las agencias y organizadores de eventos se encargan de negociar con proveedores, coordinar con estos servicios y productos, planificar y organizar un evento, así como la propia gestión, puesta en marcha y coordinación de este como pueda ser una boda, una conferencia de empresa o una fiesta de aniversario, entre otro tipo de eventos y fiestas.
Hoy en día cada vez más clientes se decantan por contratar a organizadores de eventos con el objetivo de delegar toda esta parte tan importante en manos de alguien profesional, por lo que es un perfil laboral muy demandado (tanto por particulares como por empresas).
¿Qué se estudia para ser organizadora de eventos? En nuestro país encontramos bastantes cursos que están relacionados con esta labor: de relaciones públicas y protocolo, formación en wedding planner, el grado de Protocolo y Organización de Eventos o el Ciclo Formativo de Grado Superior en Agencias de Viajes y Gestión de Eventos.
También podemos encontrar Másteres en Protocolo, Etiqueta y Organización de Eventos.
Esta formación, dependiendo del centro educativo donde se imparta, es posible que se lleve a cabo presencial y también a distancia (online).
Las funciones principales de un organizador de eventos suelen ser:
Un día en la jornada de este tipo de profesional podría ser:
Contacto con el cliente o clientes (por teléfono, redes sociales, correo electrónico, etc.) para agendar una reunión (preferiblemente presencial, no obstante, esto siempre se puede adaptar a la necesidad o situación que haya en ese momento).
En esta primera reunión, el profesional le ofrece los detalles de sus servicios, cómo trabaja, los honorarios, etc. en función del trabajo que vaya a realizar. También es importante para recibir por parte del cliente toda la información necesaria.
Además, un buen profesional de este sector cuenta con un porfolio con ejemplos de otros trabajos previos que pueda mostrar a sus futuros clientes.
Una vez que se aprueba el presupuesto y se firma, hasta la fecha de la celebración tanto profesional como cliente estarán en constante contacto. Sobre todo, para que el profesional le ofrezca detalles sobre proveedores y otro tipo de detalles relacionados e importantes.
Por lo general, el profesional suele acudir el día de la celebración, no obstante, en función de lo acordado o si por otro motivo el profesional no puede acudir, debe estar disponible por teléfono para resolver cualquier imprevisto.
Tienes varias opciones:
Además de contar con la formación oportuna, una buena Event Planner tiene esta serie de habilidades:
¡Desde Cronoshare te deseamos mucho éxito en este proyecto empresarial!
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Índice
¿Qué se necesita para ser organizadora de eventos en España?
Ser organizador de eventos en España es un trabajo muy completo, que no requiere la obligación de poseer titulación oficial, pero que formarse en ello hace que se obtengan todos los conocimientos, consejos y trucos para sacar el máximo partido de los recursos disponibles y, por supuesto, ofrecer a tus futuros clientes profesionalidad.
Las agencias y organizadores de eventos se encargan de negociar con proveedores, coordinar con estos servicios y productos, planificar y organizar un evento, así como la propia gestión, puesta en marcha y coordinación de este como pueda ser una boda, una conferencia de empresa o una fiesta de aniversario, entre otro tipo de eventos y fiestas.
Hoy en día cada vez más clientes se decantan por contratar a organizadores de eventos con el objetivo de delegar toda esta parte tan importante en manos de alguien profesional, por lo que es un perfil laboral muy demandado (tanto por particulares como por empresas).
Estudios
¿Qué se estudia para ser organizadora de eventos? En nuestro país encontramos bastantes cursos que están relacionados con esta labor: de relaciones públicas y protocolo, formación en wedding planner, el grado de Protocolo y Organización de Eventos o el Ciclo Formativo de Grado Superior en Agencias de Viajes y Gestión de Eventos.
También podemos encontrar Másteres en Protocolo, Etiqueta y Organización de Eventos.
Esta formación, dependiendo del centro educativo donde se imparta, es posible que se lleve a cabo presencial y también a distancia (online).
Tareas de un organizador de eventos
Las funciones principales de un organizador de eventos suelen ser:
- Conocer las necesidades de sus clientes; no solo sus gustos y estilos, también el presupuesto con el que cuentan y toda la información relacionada relevante que ayude a conseguir satisfacer sus deseos.
- Elaborar proyectos en función de lo propuesto y pactado con el cliente.
- Buscar proveedores de servicios o productos acordes al presupuesto, estilo y gustos de los clientes, para negociar con ellos y alcanzar un acuerdo. Los proveedores más comunes con los que suelen trabajar los Event Planner son: alojamiento y restauración, transporte, viajes, entretenimiento y decoradores de eventos.
- Conocer localizaciones tanto interiores como exteriores, para poder aconsejar a los clientes en caso de que estos no tengan un lugar donde llevar a cabo la celebración en cuestión.
Una vez escogido el lugar para el evento, es muy importante que el organizador u organizadora conozca al detalle el lugar para tener en cuenta cualquier petición de los clientes o contratiempos que puedan ocurrir. - Estar en constante comunicación con proveedores y clientes.
- En caso de abrir tu propia agencia de organización de eventos, asegurarte de que cada componente de tu equipo tiene sus responsabilidades asignadas y hay buena organización interna.
- Estar al día en las últimas tendencias del sector.
Un día en la jornada de este tipo de profesional podría ser:
Contacto con el cliente o clientes (por teléfono, redes sociales, correo electrónico, etc.) para agendar una reunión (preferiblemente presencial, no obstante, esto siempre se puede adaptar a la necesidad o situación que haya en ese momento).
En esta primera reunión, el profesional le ofrece los detalles de sus servicios, cómo trabaja, los honorarios, etc. en función del trabajo que vaya a realizar. También es importante para recibir por parte del cliente toda la información necesaria.
Además, un buen profesional de este sector cuenta con un porfolio con ejemplos de otros trabajos previos que pueda mostrar a sus futuros clientes.
Es muy importante que trabajes bien tu marca personal, que hagas uso de las herramientas que hoy en día tenemos a nuestra disposición como puedan ser las redes sociales, crear una página web, marketing (bajo una buena estrategia empresarial) o formar parte de plataformas de captación de clientes como pueda ser Cronoshare, para otorgar profesionalidad, tranquilidad y confianza a tus futuros clientes, y así poder contar con una cartera de clientes y con ello elaborar un buen porfolio de tus trabajos (para captar más clientes o fidelizar los que ya tienes).
Por lo general, el profesional suele acudir el día de la celebración, no obstante, en función de lo acordado o si por otro motivo el profesional no puede acudir, debe estar disponible por teléfono para resolver cualquier imprevisto.
Salidas profesionales
Tienes varias opciones:
- Montar tu propia empresa de organización de eventos
- Trabajar para una empresa de organización de eventos
- Ser organizador de eventos por cuenta propia (autónomo)
Si te quieres especializar en la organización de bodas, tal vez te interese leer nuestro artículo sobre Ser Wedding Planner en España, pero si te llama más eso de dedicarte a la decoración de eventos, entonces seguro que te interesa saber cómo ser decorador de eventos.
Habilidades de una buena Event Planner
Además de contar con la formación oportuna, una buena Event Planner tiene esta serie de habilidades:
- Excelentes habilidades comunicativas
- Capacidad organizativa y de planificación
- Capacidad de adaptación ante imprevistos y contratiempos
- Buen liderazgo
- Buenas habilidades de negociación
- Mucha creatividad
- Inteligencia emocional alta; escucha activa, empatía y buena gestión emocional
- Detallista
- Mucha paciencia, autocontrol y gestión del estrés
- Excelente gestión del tiempo
- Mucha pasión por los acontecimientos de este tipo
¡Desde Cronoshare te deseamos mucho éxito en este proyecto empresarial!
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Este artículo ha sido escrito y revisado por:
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