Para las microempresas y autónomos que forman parte del Segmento III del programa Kit Digital, la gestión administrativa, aunque crucial, a menudo consume un tiempo valioso que podría dedicarse al core de su negocio. La facturación, un proceso esencial para cualquier actividad económica, puede convertirse en una tarea tediosa si se realiza de forma manual. Es aquí donde la solución de factura electrónica del Kit Digital se presenta como una herramienta transformadora, especialmente en el contexto del nuevo sistema VERI*FACTU.
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La factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional en papel. Tiene la misma validez legal y permite documentar la venta de bienes o la prestación de servicios de forma telemática. Para las empresas del Segmento III, caracterizadas por su tamaño reducido y, a menudo, recursos limitados, la adopción de la factura electrónica ofrece una serie de ventajas significativas, que se ven reforzadas por la implementación del sistema VERI*FACTU.
VERI*FACTU es un nuevo sistema de la Agencia Tributaria Española (AEAT) que entró en vigor en 2024, derivado del Reglamento por el que se desarrollan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012) y la Ley Crea y Crece. Su objetivo principal es la lucha contra el fraude fiscal mediante el registro y la comunicación telemática a la AEAT de las facturas emitidas.
Para las empresas obligadas (que incluyen a la mayoría de las empresas y autónomos), esto implica que su software de facturación debe ser capaz de generar un registro de facturación por cada factura emitida y remitirlo a la AEAT de forma segura y en tiempo real o de forma periódica según lo establecido.
La factura electrónica es la forma más eficiente y directa de cumplir con los requisitos de VERI*FACTU. Los software de facturación electrónica modernos están diseñados para generar estos registros de facturación de manera automática y realizar la comunicación con la AEAT, simplificando enormemente el proceso para las empresas.
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¿Qué es la factura electrónica y por qué es importante para el Segmento III?
La factura electrónica es la versión digital de la factura tradicional en papel. Tiene la misma validez legal y permite documentar la venta de bienes o la prestación de servicios de forma telemática. Para las empresas del Segmento III, caracterizadas por su tamaño reducido y, a menudo, recursos limitados, la adopción de la factura electrónica ofrece una serie de ventajas significativas, que se ven reforzadas por la implementación del sistema VERI*FACTU.
¿Qué es el Sistema VERI*FACTU y cómo se relaciona con la solución Facturación Electrónica?
VERI*FACTU es un nuevo sistema de la Agencia Tributaria Española (AEAT) que entró en vigor en 2024, derivado del Reglamento por el que se desarrollan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012) y la Ley Crea y Crece. Su objetivo principal es la lucha contra el fraude fiscal mediante el registro y la comunicación telemática a la AEAT de las facturas emitidas.
Para las empresas obligadas (que incluyen a la mayoría de las empresas y autónomos), esto implica que su software de facturación debe ser capaz de generar un registro de facturación por cada factura emitida y remitirlo a la AEAT de forma segura y en tiempo real o de forma periódica según lo establecido.
La factura electrónica es la forma más eficiente y directa de cumplir con los requisitos de VERI*FACTU. Los software de facturación electrónica modernos están diseñados para generar estos registros de facturación de manera automática y realizar la comunicación con la AEAT, simplificando enormemente el proceso para las empresas.
Beneficios Clave de la Factura Electrónica (y su relación con VERI*FACTU) para el Segmento III
- Cumplimiento normativo simplificado: La principal ventaja en relación con VERI*FACTU es que un software de facturación electrónica adecuado se encargará de generar y enviar los registros de facturación a la AEAT, evitando errores y posibles sanciones por incumplimiento.
- Ahorro de tiempo y costes: Al automatizar la generación del registro de facturación y su envío, se reduce la carga administrativa y el tiempo dedicado a esta tarea.
- Mayor eficiencia: La automatización de la creación y el envío de facturas, incluyendo el registro para VERI*FACTU, reduce la posibilidad de errores humanos y libera tiempo para otras tareas importantes.
- Mejor organización y accesibilidad: Todas las facturas y sus registros asociados se almacenan digitalmente, facilitando su gestión y consulta.
- Cobros más rápidos: La emisión y el envío instantáneo de facturas electrónicas, ahora con la garantía de su registro ante la AEAT, pueden agilizar el ciclo de facturación.
- Sostenibilidad: Al eliminar el uso de papel, contribuyes a la protección del medio ambiente.
¿Qué ofrece la Solución de Factura Electrónica del Kit Digital para el Segmento III en el contexto de VERI*FACTU?
- Facturas en formato estructurado: Podrás generar facturas digitales siguiendo un formato estándar, como FACTURA-E, lo que facilitará su procesamiento automático por sistemas informáticos.
- Facturas ilimitadas: No habrá restricciones en la cantidad de facturas que podrás enviar y recibir.
- Clientes ilimitados: Tendrás la capacidad de facturar a tantos clientes como necesites.
- Productos o servicios ilimitados: Podrás incluir en tu catálogo todos los artículos o servicios que ofrezcas, sin límite alguno.
- Envío y recepción de facturas: La herramienta implementada por el Agente Digitalizador que elijas te permitirá intercambiar facturas electrónicas directamente, como mínimo a través del correo electrónico.
- Personalización de facturas: Podrás adaptar el diseño de tus facturas, incluyendo la opción de añadir tu logotipo.
- Copias de seguridad periódicas: La solución te permitirá guardar copias de seguridad de tu información de facturación de forma regular, con una frecuencia que podrá ser diaria o superior.
- Almacenamiento/Histórico de facturas: Si tu empresa pertenece a los segmentos I, II o III, dispondrás de al menos 1 GB de espacio para almacenar tus facturas. Para los segmentos IV y V, este espacio será de como mínimo 10 GB.
- Integración con otras soluciones: La herramienta estará equipada con APIs o Web Services para conectarse con otros programas, y también permitirá la introducción de datos de forma manual.
- Control de vencimiento de las facturas: Contarás con un sistema para gestionar y hacer seguimiento de las fechas de pago de tus facturas.
- Generación de un registro de facturación: La solución creará un registro digital de cada factura emitida, ya sea al mismo tiempo o justo antes de su envío, siguiendo un formato oficial. Este registro podrá remitirse a la Agencia Tributaria y garantizará la integridad, conservación, acceso, lectura, seguimiento y la no alteración de los datos.
- Emisión de facturas verificables: La herramienta te permitirá emitir facturas, tanto en papel como electrónicamente, que podrán ser comprobadas por el comprador ante la Agencia Tributaria.
- Verificación presencial: La solución ofrecerá la posibilidad de verificar la información de facturación en persona o de enviar los registros a las autoridades cuando lo soliciten, incluso si no se realiza un envío automático (Sistema VERI*FACTU).
- Declaración responsable: El software incluirá una confirmación oficial por parte del fabricante o desarrollador, asegurando que cumple con las leyes fiscales vigentes.
- Cumplimiento: Podrás asegurar que tu facturación cumple con la normativa establecida en el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012), los requisitos del artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003), específicamente el Real Decreto 1007/2023 y sus regulaciones, el artículo 2 bis de la Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (Ley 56/2007), así como cualquier otra ley que sea aplicable.
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Referencias
- Acelera Pyme. Apartado de Gestión de la facturación y factura electrónica del Kit Digital. Acelera Pyme. https://www.acelerapyme.gob.es/kit-digital/factura-electronica
Este artículo ha sido escrito y revisado por:
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Redacción Cronoshare
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